電子メールは今や電話と同等のツール

　ビジネスレターの書き方講座とよく似た電子メールの書き方講座。でも、そ れをどれぐらい使うか考えてみると、会社での電子メール利用頻度は電話と同 じかそれ以上かもしれません。でも、その分推敲する時間が無かったり、つい 友達に送るような調子で書いてしまったりしていませんか？
　社会人になったからには、ビジネスマナーのひとつとしてメールの書き方を しっかり学び、相手を不愉快にすることなく良好なコミュニケーションをはか れるようにしたいものですね。

それでは、電子メールの書き方を学ぶ前に、電子メールの構造を知りましょう。

電子メールの組み立て

　電子メールは、あて先や発信者などを記述するヘッダ、本文、署名の大きく ３つのパーツからできています。

（ヘッダ部に記述すること）

To（あて先）	送信相手先のメールアドレスが入ります
From（発信者）	発信元のメールアドレスが入ります
Subject（題名)	メールのタイトルになります
CC（カーボンコピー）	あて先以外にメールのコピーを送りたい相手のメール アドレスが入ります。このアドレスは、受け取った人 にも表示されます。
BCC（ブラインドCC)	あて先以外にメールのコピーを送りたい相手のメール アドレスが入ります。このアドレスは、受け取った人 には表示されません。
ReplyTo（返信先）	メール受信者が返信する際、ここに記述されたメール アドレスが自動的に指定されます。

本文は、メールの用件を、署名欄には、会社名や名前など、発信者の情報を記 入します。

ヘッダ部のCCやBCCをうまく使うことで、たとえば客先に送るメールと同じもの を、上司にも同時に送ったり（CCの活用）、たくさんの客先にお知らせメール を送るときに、それぞれのメールアドレスを表示せずに同報したり（BCCの活用） することができます。今や不注意に他人の個人情報を開示することはマナー違 反となりますので、このBCCの活用が欠かせない技術となっています。

署名欄については、５行以内というのが当初のネット社会のルールでした。今 では５行とは言われませんが、あまり長いものは歓迎されません。
会社名、部署、メールアドレスや電話、ファックス番号などを簡潔に記載する のが良いでしょう。署名については、社内でのメールのやり取りにはつけない など、会社独自のルールを持つところも多いので、周りの先輩に聞きながら自 分がどのような署名を使うのが良いのかを確認するのが肝心です。

メール本文のルール

　手紙の書き方を学んだことがある方は、『拝啓』から初めて『敬具』で終わ るとか、季節の挨拶を入れるとか、何か難しいルールがあって、書くのが億劫 な感じがすることでしょう。しかし、実際には決まりがあることで、その通り にさえすれば大きく外れなくなっています。ビジネスレターを書くのも同様で す。
　これに対し、メールにはそのような書き方の決まりはありません。それでは、 いったいどういうことに気をつければいいのでしょうか？

【タイトルは分かりやすく】
　メールを受信する場合、本文の前に見えるのは題名（タイトル）と送信元情 報です。昨今はスパムメールと呼ばれるいたずらメールが多いため、タイトル でメールが必要な内容かどうかを判断する重要なポイントの一つになっていま す。（ただし、メールのタイトルだけでは判断できない場合も多いのですが…） 　タイトル作成のポイントは、『分かりやすいこと』です。
　つまり、メールの用件を短く分かりやすくまとめたものです。携帯メールで よく見かけるような「無題(no subject)」は失礼ですので避けましょう。

【本文は簡潔に】
　メール本文は、いろいろな挨拶を長く書くのではなく、簡潔に書くのがポイ ントです。つまり、時候の挨拶などは不要です。
　次に、取引先に書くメールの場合、相手の会社が各自にメールアドレスを割 り当てているか、代表アドレスを使いまわしているのか、注意が必要です。個 人宛に送っているつもりで書いたメールが、部署内あるいは社内の他の人が開 封するかもしれません。もしもそのような恐れがある場合には、必ず冒頭に相 手の名前を記入します。また、自分が誰なのかきっちりと名乗る必要がありま すので、本文の最初に必ず名乗りましょう。社外宛の場合には、自分の連絡先 を記入した署名を付けることも肝心です。もしもメールを受け取った相手が電 話で確認したいことがある場合、署名欄に電話番号が書いてあれば、わざわざ 調べていただく必要がありません。
　社内の場合には部署名と内線番号、社外の場合には住所、電話番号、ファッ クス番号、このような情報が有用です。いつも同じ署名を使うのが良いという わけではありませんので、必要に応じて使い分けて下さいね。

【敬語をきっちりと使う】
　社会人としての当たり前のルールとして、敬語をきっちりと使えるかどうか が問われます。丁寧すぎるメールはかえって不自然ですが、謙譲語と尊敬語の 使い分け、社内と社外の使い分けを踏まえたうえで、好感を与える文章が書け るかどうかが問われます。

自信の無い方は、参考までに次のサイトをごらんになるのはいかがでしょうか。

ＮＴＴコミュニケーションズ　「うまいといわれるビジネスｅメール入門」
第四回　好感を持たれる言葉の使い方

http://www.b-mall.ne.jp/mailurl_swanj203.aspx

さて、今回の記事をまとめると、社外向けには次のようなメールの形式を取る のが良いということですね。

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○○株式会社　←　相手先が複数の人で同一アドレスを利用している場合
　△△太郎様　←　このように相手先名を特定する。
　お世話になっております。◎◎商事の□□花子です。

　（用件を簡潔に書く）

以上、どうぞよろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------------
□□花子　hanako@aaaaaa.co.jp
◎◎商事株式会社　　販促事業部　
〒XXX-XXXX （住所、電話番号、ファックス番号）」
====================================================================

さて、実は、メールのルールはこれでもまだ十分ではありません。

それはいったい何でしょうか？

メール本文に背景をつける？

　メールソフトの中には、メールに背景を付けたり文字に書式（色、フォント サイズ、下線など）を付けられるものがあります。しかし、受け取った人はそ れをどのように見るのでしょうか？　実は、こういう効果を付けているメール は、htmlメールと呼ばれ、すべてのメールソフトで再現できるかどうかわかり ません。
最近はhtmlメールをメールマガジンに利用する例もちらほら見受けられるよう になりましたが、少し前までは絶対に利用してはならない形式として受け止め られていました。
その理由は、htmlにはスクリプトや悪意のあるサイトへのリンクを付けること が可能で、知らない間に「スパイウェア」や「マルウェア」、ひどいケースで は「ウィルス」感染の恐れがあるからです。
クリックしなくても、開いただけで実行されるスクリプトを仕込まれたスパム メールの被害に合わないために、単なるテキストファイルとしてメールを開く 方法が推奨されていたのです。今でもこの考え方は正しく、ビジネスメールを html形式で送信することは避けたほうがいいでしょう。

もしも自分のメールソフトがどういう設定なのか判らない場合には・・・ 次のサイトをよく読み確認してくださいね。

中野区インターネット商店街「HTML形式メール」
http://www.b-mall.ne.jp/mailurl_bxyox212.aspx

メール本文に「顔文字」を使う？

　友人とのメールや携帯メールでは、いろいろな感情を表すのにさまざまな顔 文字が使われます。たとえば、笑顔「(^_^)」泣き顔「(ToT)」苦笑「(^_^;)」 などが代表的なものでしょうか。いつもいつも使っていると、こういうマーク を入れるのがあたりまえになってしまい、つい癖で使ってしまうものですね。 これはビジネスメールではやめましょう。ビジネスメールといっても、親しい 友人宛であったり同僚宛であれば問題ありませんが、社外の取引先とのメール であれば、常識を疑われてしまいます。ついうっかり・・・しないように、十 分気をつけてくださいね。

外字？機種依存文字？

　画面であたりまえに見えている漢字。。。実は、この漢字にはいろいろな種 類があります。たとえば、漢字は広く一般的に使われるもの（JIS第一水準）か ら特定の場合にしか使われないもの（外字）などに分類されているのです。こ れらの漢字のレベルによって、同じグループ（たとえばWindowsとかMACとか） でしか使えない文字や、あるPCでしか見えない文字とか、さまざまなケースが 考えられるのです。また、特殊な記号（株式会社をあらわすカッコ株やミリグ ラムなどの単位記号、ローマ数字など）も同様です。
電子メールは、相手がどのような環境で読むか定かではありません。そのため、 特殊な環境でないと見ることができない文字を使わないのがルールになってい ます。自分のパソコンの漢字変換で出てきたからといって、相手が読めるとは 限らないということをしっかり理解の上、メールを作成するようにして下さい。

どんな文字がだめなのか、ＯＫなのか、しっかり調べるのには・・・次のサイ トを一読されることをお勧めします。

「通信では使ってはいけない文字」
http://www.b-mall.ne.jp/mailurl_uesdc213.aspx

次週も続きますのでお楽しみに。

添付ファイルのあれこれ

　メールを送るとき、ファイル添付が必要なときがあります。現場の写真画像 や色々な文書ファイルなどを添付した方も多いことでしょう。この添付してファ イルを送る時に、いくつか注意事項があるのをご存知でしょうか？

１．サイズを確かめてから

　添付ファイルのサイズを調べてから送っていますか？
　特に、写真そのものや写真が貼り付けられた書類を送るときには注意してく ださい。受け取り側（場合によっては送る側）のメールサーバーで、ファイル 容量に制限を設けていることがあります。１メガを超える添付ファイルを送る ときには、相手が受信可能かどうか確認してからの方が良いでしょう。では、 もしも容量制限で大きなファイルを送れないけれども、どうしても送らなけれ ばならないときにはどうしたら良いのでしょうか？
そんな時のために、ファイル送信専用のサービスがあるのをご存知ですか？

おくりん坊
http://okurin.bitpark.co.jp/login.php

宅ふぁいる便
http://www.filesend.to/

これらのファイル転送サービスを使えば、受け取る側もメールボックスが溢れ ることなく、無事ファイルを受信することが可能になります。

２．添付ファイルの名前

　添付ファイルの名前は、できるだけ英数半角で付けておきましょう。たいて いの場合、ビジネスではWindowsパソコンでメールをやり取りすることが多いの ですが、中には仕事の専門性に応じたUnixやMacパソコンがあるかもしれません。 その場合、文字コードが違うためファイル名が文字化けするかもしれません。
英数半角の文字を使うことで、正常にやり取りすることができるのです。

メール利用に関するその他のＩＴ常識

　さて、メールを使う場合、その他にも注意しなければならないことがありま す。それは、メールでやり取りされる情報を守らなければならないということ です。
　ビジネスで利用するメールの場合、その内容は、時としてビジネス上の守秘 情報かも知れません。もちろん、インターネットの経路内を暗号化する等の技 術的な注意も必要かもしれませんが、実際には各自が気をつけなければならな いちょっとした注意点があるのです。

◎画面にメールを表示したままで放置しない

　画面上に大切なメールの本文を表示したまま席をはずした場合、そのメール は誰でも読める状態で放置されているということになります。これは、ついう っかりしてしまう結果大きな情報流出につながる恐れがあります。こういうリ スクを排除するためには、次のことを心がけてください。

・メールはできるだけ開けたままにしない（受信箱までは戻す）
・複数の人で共有しているパソコンで個人アドレスのメールを利用している 　場合には、席を外すときにはログオフする。
・最長でも15分触らなければパスワードロック付きのスクリーンセーバーが動 　作するように設定しておく。

　いまや、ルール違反で顰蹙（ひんしゅく）を買うのも怖いのですが、もっと 怖いのは情報漏えいです。新入社員はもちろんのこと、先輩社員の皆さんも一 緒に、あらためてルールとマナーについて、見直してみてはいかがでしょうか。

次週の線客万来コーナーをどうぞおたのしみに