え？それってホント？なＩＴマナー

　ＩＴマナーと言うと、いかにも「メールが万能だと思わずに対面での挨拶を 中心に」とか、「ホームページを見てくださいは失礼」とか思いがちですが、 イマドキのＩＴマナーはどうなのでしょうか？

久米繊維工業社長の久米信行さんが、日経パソコン（2007/10/8　p.131）のリ レー連載コラム「焦点」に寄稿されてる記事をご紹介しましょう。

「ググってウィキして、会いに行け」
１．ググらずに会うは無礼千万
２．人と語るならブログは必読
３．不明な専門用語はウィキして臨む
４．ネットを過信せず真相を聞け
５．「ブログを見て」はアポ取りの王道
６．一番ヒットした人が第一人者
７．スパイラル効果でトップに立てる

http://www.b-mall.ne.jp/mailurl_bbeyn595.aspx

ぱっと見て内容がわかった方は大丈夫。イマドキのＩＴシーンについていけて ます。でも、１番の「ググって。。。」から何か解らない方は要注意！
「ググる」とは、Google（グーグル）で検索すること、「ウィキする」とは、 Wikipedia（ウィキペディア）辞書で調べるという意味です。ブログという言葉 がわからない方はいらっしゃらないと思いますが、言葉がわかったとしても、 言っている内容がわかるかどうかは別ですね。

Yahoo辞書
http://www.b-mall.ne.jp/mailurl_pvoxa596.aspx

これらの７つの項目は、営業で成功するために、ＩＴをどのように活用するこ とが大切なのかを述べたものです。マナーと考えると、少し言い方を変えても 良いかも知れません。

相手のことをググってから会うのがマナー。最低限のことがわかったら、ブロ グでもっと相手のことを知ってから無駄なく会話ができるネタを仕入れること も大切。また、会話の前にはある程度の専門用語について、あらかじめWikiで 調べてから臨むこと。

さぁ、いかがでしょうか？何となくイマドキなカンジですよね！

時代はどんどん変わります。ＩＴもビジネスも、流れがどんどん速くなってい ます。そんな中で、新しいマナーも生まれだされ、常識もどんどん変化してい きます。東京と大阪、それ以外の都市について、その変化の早さ、強さに違い はあっても、方向には違いがありません。

イマドキの流れにはついていけないと感じている皆さんも、この機会にぜひと も感覚をつかんでくださいね。

イマドキのメールマナー

　友だちとのコミュニケーションが携帯メールを中心に繰り広げられるのと違 い、ビジネスコミュニケーションはＰＣメールが重要な役割を果たします。携 帯にＰＣメールを転送し、どこでもチェックできるようにしている人も多く見 受けられます。
　当初、メールのマナーとして上げられていたのは次のようなものでした。

１）htmlメールはだめ。テキストメールを送ること。
２）メールのタイトルは簡潔に。
３）時候の挨拶や結語は簡潔に。
４）引用は不要に長くしないこと。
５）署名は４行以内で。

さて、これらがどうしてこうだったのか、考えてみたことがありますか？
１については、今のようなウイルス対策が行き渡っていなかった当時、html メールを介したウィルス感染が多く見られたこと、受け取り側のメールソフト が対応できなかったことなどが理由です。
また、２から５までは、メールを含むインターネットのやり取りが従量制課金 であったことと深く関わっています。つまり、必要かどうかが見分けにくい メール、やたら長くて受信に時間とお金がかかるメールは敬遠されたのです。 つまり、どちらにせよ元の理由は時代と共に大きく変わってしまったのです。

それでは、イマドキのメールのマナーとは何なのでしょうか？

１）携帯電話から送るときでもタイトルをつけること。
２）タイトルは簡潔かつわかりやすくつけること。
３）署名は会社のルールに従い正しく運用すること。
４）引用は時と場合によって使い分けること。
５）業務に関わる添付ファイルにはできるだけパスワードを設定すること。
６）パスワードを添付ファイルと一緒に送らないこと。

ウイルスソフトが完全にインストールされていること、ネットワークに常時接 続されていることは、今や前提条件です。その上で、気をつけなければならな いマナーの第１番は、上記の１，２でも解るように、スパム対策です。
これほどスパムメールが横行する中で、業務のメールかどうかをはっきりとわ かるようにすることが肝心なのです。
また、署名に対する考え方は、いまや社内でルール化されていることが多く、 個人的な趣味で作るものではありません。
４に見られるように、引用は必要な時には長くても付けて、不要な時には付け ないことが歓迎されます。引用を無意識に運用することは避けなければなりま せん。
５や６は、イマドキの情報保護に対する意識の高さを示すものです。これらの ことを行う以前に、気を使っていますという姿勢自体が必要なのです。しかし、 受け取り側がファイル操作を理解できないようなら、運用は難しいかもしれま せんね。

会社のマイパソコン・・・

　今や、ほとんどの会社がパソコンを使って事務作業を行っています。これは 総務を含む管理部門だけでなく、営業部門も製造部門も流通部門もすべてです。 それほど毎日使うパソコンですから、なんとなく愛着も出てくるもの。ペット 感覚で名前をつけたり壁紙を変えたり、マウスカーソルをちょっとカワイクし たり音を変えたりすると、もうマイＰＣの出来上がりとばかりに大切にしたく もなりますよね。。。。。でも、そういうわけには行かないのです。
自分の携帯感覚でなじみやすく手を入れたいところですが、会社のパソコンは 仕事をするために設置された会社の資産。個人の物ではありませんから取り扱 いには注意が必要です。
では、どのようなことに気をつけたら良いのでしょうか。

パソコンを正しく管理する方法

　会社のパソコンの管理面で一番重要なことは何だと思いますか？　それは、 安全に正しく運用ができるように維持管理することです。この場合、安全に正 しくと言っても抽象的すぎて解りにくいですね。では、どうすれば安全に正し く運用できるのかを見ていきましょう。

１．標準インストールのままで利用する。色々な設定を変えない。

これは、たとえばマウスカーソルをかわいいものに変更したり壁紙を変えたり することは、できるだけ避けましょうという意味です。もしもどうしても変え たい時でも、Windowsに標準添付されているものを使うようにして下さい。

２．フリーソフトを何でも導入しない。

たとえば、圧縮ファイルの取り扱いなどで、どうしてもフリーソフトを使わな ければ仕事ができない局面もあるでしょう。その場合でも、会社のシステム管 理者に相談の上、どのソフトを導入するのか決めてください。自宅パソコン で使っていて慣れているソフトであっても、会社のパソコンにむやみに導入し てはいけません。

３．ウィルスソフトのパターンファイルは必ず最新にアップデートを行う。

４．週に1回はウィルスチェックを行う。

１，２は、色々なリスクを排除するための方策です。たとえば、標準外で導入 するアクセサリ（マウスカーソルなど）やフリーソフトには、悪質なマルウェア が潜んでいるかもしれません。中には、インストールの時にこれらの宣伝目的 のソフトを導入するかどうか聞いてくるものもあります。しかし、英語で聞い てくるため良くわからず、「OK」や「YES」を押してしまいます。また、これら のソフトウェアの導入により、その他のアプリケーション（たとえばエクセル やワードなど）の動きが変わる可能性もあるので注意です。悪質なものであれ ば、会社の大切なファイルを勝手に外部に漏らしてしまうかもしれません。

３，４は、いくら気をつけても感染の可能性があるウィルスに対し、その影響 を最小に食いとどめるために必要な作業です。今や社内のパソコンはサーバー を介して繋がっています。一台だけの感染があっと言う間に全社に拡がります。 もちろん、お客様に対してもウィルスメールとなって拡がるのです。

これらのどれも、もしも最悪のシナリオをたどれば会社全体の信用を大きく傷 つけるものになります。

気楽にパソコンをいじらないよう、くれぐれもご注意くださいね！

次回もどうぞお楽しみに！

会社のパソコンを使うとき

　会社のパソコンは、今や１人１台の時代となってきています。つまり、「い つでも使いたい時に使うことができる」＝「朝から終業まで画面を出しっぱな し」ということになっています。最近のパソコンならば、ある一定時間以上操 作しなければ自動的に画面が消える、ハードディスクが止まる等の設定ができ るようになっていますが、皆さんのパソコンはどうでしょうか？
　イマドキ、一番問題になるのはこの画面出しっぱなし・・・なのです。お客 様との取引情報が記載されたメール本文を開けっ放し、顧客情報が登録された Excelのワークシートを開けっ放し、挙句の果てには自社の大切なナレッジベー スを開きっぱなし。。。これらの情報は、ファイルとして流出しなくても画面 から流出しているのです。

（マナーその１）
パソコンの画面は開けっ放しにせず、席を離れるときにはファイルを閉じる、 あるいは短時間でスクリーンセーバーに移行し、パスワード無しには復帰しな いように設定する！

　会社のパソコンからインターネットを私的に見るというのはどうでしょうか。 あるいは、会社のパソコンから私用メールを出すというのはいかがでしょうか？ これらは、今までも駄目と言われていることですね。そのために瞬時に画面を 業務画面に移行させる「ボスが来た」ソフトなどが流通しているところを見る と、やはり今でも多くの方がせめぎ合いながら私的利用を行っているのでしょ う。会社側の設備として、不適当なサイトにはアクセスできないように設定し たり、社員のネット接続に対してログを取得し分析したりが可能になりました。 これにより、一人ひとりの行動を監視しなくても、一括して不正な行動を発見 できるのが現在のネット技術です。そういう仕組みが働いているということを 前提に、自分の行動にある程度の指針を設けるのが社会人のイマドキの常識な のでしょうね。

（マナーその２）
「会社はあなたの行動を全部監視しているという」という前提で、パソコンを 利用すること。

【はてな】会社は最近社員のパソコンの監視を始めたらしいですが、どう監視 されているか分かる方法ありますか？(どのwebを見に行っているか、どこにメ ールを出しているかなども監視されているかわかりますか？）
http://q.hatena.ne.jp/1207668166

今や、隠せば大丈夫という考えは通用しません。あなたが考えるよりもずっと 会社は賢く情報を管理しています。あとで「シマッタ」とならないように、イ マドキの情報事情をよく学んでおいて損はありませんね。