情報化はしたいが、費用がイタイ

「当社の扱うアクセサリーはとにかく品数が多いんです。1アイテムにサイズが５種、材質も数種になりますから、合計数万種類に及びます」。北梅田にある本社ビル。桑原さんは自社の紹介から語ってくれました。「その商品の販売管理をするため、いままでは販売管理を手書きで対応していました。売上が立つとFAXを本社に。本社はエクセルで集計。人海戦術でした。商品管理が徹底せず、手間もかかるこの業務をIT化したいというのが長年のテーマでした」。

　そこで、販売商品の単品管理ができる業務ソフトを探したそうです。最近は業務ソフトも安くていいものが販売されています。「いろいろ探しましたが、大くくりの品番しか管理できない。サイズや素材まで追求できない」。となると、オーダーメイドでシステムを組むのがこれまでの常識でした。「見積をとったんですよ。ハード・ソフト合わせて1億円近くします。また、情報システムのメンテナンスの必要があり、専門のシステム担当者を置かねばなりません。その費用がネックになって、情報化できずにいました」。

驚異のメリットが、驚異の低コストで

　中小企業なら必ず突き当たる情報化設備投資の壁。(株)ウズも例外ではなかったようです。「なにかいい方法はないか、出入りの事務機業者さんにも相談を持ちかけていたんです。それがもとで、中小企業ＩＴ化推進協議会の会員である日本電算さんを紹介してもらうことになりました。そこで初めてASPというものがあることを知ったんです」。桑原さんは、それまでASPの存在をまったく知らなかったそうです。２年にわたり情報化の必要性と経済性の両立について悩んできたその課題が、なんと日本電算のASPを使えば解決できることを知らされ、はじめは半信半疑だったそうです。度肝を抜くほどのメリットが実現するとは、信じられなかったからです。
　◎ハードはなんと携帯電話でOK。
　◎パソコン不要、サーバや専用回線も不要。
　◎システムは汎用のもので対応可能。
　◎導入経費はオーダーメイドシステムに比べ、約1/20に圧縮可能。
これらが実現する秘密は、システムをレンタルし、その使用料を月々支払うというASPという仕組みにありました。

ASPとはアプリケーション・サービス・プロバイダーの略。パソコンや携帯電話でインターネットにアクセスし、ソフトやハードをお客様個別に所有せずに、インターネット環境にてレンタル利用することのできる新しいサービス。だから、これほどのメリットが可能になりました。では、その導入の経緯と効果はどんなものだったんでしょうか。興味がそそられます。

バーコードと携帯、運命の出会い

　ASPのプレゼンテーションを受け導入まで、どのくらいの期間を要したんでしょう。「約５ヶ月でした」。その間、主に検討されたのはどんなことですか。「なぜ、こんなに安いのかという根拠を知ることでした。経費的にはオーダーメイドシステムに比べ、イニシアルコストで約1/20。大丈夫なのか、半信半疑でしたよ。しかし、聞いてみるとASPは利用しやすいコスト設定で複数社に利用させることで利益を出す方法だということがわかり納得がいきました」と桑原さん。また、日本電算は中小企業ＩＴ化推進協議会の会員として意欲的に活動されているシステム会社でもあります。「日本電算さんでは当社の業務に類似しているアパレル系の携帯電話による販売管理システムがすでに稼働していました。これを見せてもらい、これなら当社でも使えそうだと判断したんです」。

　課題である多品種に渡る商品管理については、どのように解決されたんでしょう。携帯電話はパソコンに比べ、情報処理能力が劣るはずですが…。
「じつは、これは奇遇だと思うんですが、当社は百貨店のインショップとして販売する上で、商品には集中レジPOSに通すため単品ごとに異なるバーコードを貼付していました。ですから、そのバーコードを読みとることで、単品を追いかけるのは可能だと分かったんです」。これが偶然のひとつ。そして、日本電算にも偶然、携帯電話にバーコードリーダーをつないで、商品タグに貼付したバーコードを読みとるA SPシステムがすでに稼働していました。この二つが運命の出会いとなり、ついに販売管理ASPを導入することが決定したそうです。

意外なところから予期せぬクレームが

　使ってみていかがでしたか。
「まず、携帯電話の機種によってバーコードをスキャニングする速度にバラツキが出たんです。遅いと実用になりません。聞けば機種によりLSIの回路が微妙に違うからそうなるらしいんです。そこで動作確認済みの機種を日本電算さんに聞いたんですが、なんとその機種が製造中止機種で、50個確保するのにいきなり苦労しました（笑）」。
店頭への導入についてはスムーズに行ったんでしょうか。
「いやぁ、まさか人的なエラーにこれほど左右されるとは思いませんでした。スキャニングに当たっては、一つずつの動作を携帯に指示するんですが、まず、そのプロセスが多い。ログイン→売上入力実行→業務コード選択→店名スキャン→担当者名スキャン→商品コードスキャン→登録実行など10数回もスキャンしなければならないんです」。
接客しながらそこまでやるのはかなり面倒でしょうね。
「しかも、『接客中に携帯電話を使ってメールを打っている』とお客様から百貨店にクレームが来ましてね。百貨店からも、『店員のモラルに抵触する』とクレームが。『いやこれは当社の販売管理システムですよ』と携帯で販売管理ができるということを理解してもらうのに、またまた骨を折りましたよ」。

今のところ“できるだけ目立たないように”ということで百貨店店内での運用の了承を得て、いよいよ販売管理ASPを始動させた(株)ウズ。使う側も従来のやり方から進化しなければならないことがありそうです。その内容は…？

ASPに業務を合わせるという新発想

　理論の上では、売上が立つと同時にスキャニングして入力すれば、全店の売上動向が本社ではリアルタイムで把握できるハズでした。しかし、現実的なオペレーションとして、“店頭で売上が立つたびにいちいちスキャンすることはできない”と販売員に言われまして」。現実のギャップに直面した桑原さん。そこで、業務の手順をASPの現実に合わせることにしたそうです。「午前、午後、閉店後と１日３回スキャニングして入力するようにしました」。仕事をASPシステムに合わせる事も必要です、その反面ASPシステムの方も使い手の都合に合わせて進化していってほしいもの。「たしかに、ASPシステムは導入したから終わりではないですよね。ユーザーにしてみれば、導入は新しい仕事の仕方をスタートさせること。システムにはつねに進化していってもらいたいです。ユーザーもどんどん要望を出して、ASPをより使いやすいものに進化させていく必要がありますね」。

　携帯電話がパソコンに比べて融通が利かないという側面もありますか。「携帯はメモリーの容量がパソコンより少ないので、一度に大量のバーコードを読み取りできないという制約はありますね。在庫確認、棚卸しなど多量のバーコードを読む際には数回に分けないといけません。でも、今は携帯の進化が急速なので、じきに要求を満たすよう進化してくれると期待しています」。

パソコンか、携帯か

　ところで携帯電話だから、明らかにパソコンより優れているポイントがありますよね。「そこなんです。携帯電話は誰でも使い慣れており、導入に抵抗感がないことが一番ですね。当社の場合販売スタッフが20代女性中心で、メカに強い人がいないんです。そういう意味ではなおさら、携帯電話でオペレーションできる強みは大きいですよ」。ただ、メールを打つのと、バーコードをスキャニングするのとでは勝手がちょっと違うんでしょうね。「慣れだと思いますよ。システムって何でもそうですが、手順を飛ばすとエラーが起こるじゃないですか。『ちゃんと操作しているのに動かない』という店員からのクレームはしょっちゅう。その原因はというと人的な操作エラーがほとんど。パートさんまで全員が操作できるまでもう少し練習期間が必要かもしれません」。

いよいよ期待の販売管理ASPを稼働させた、(株)ウズの社長室長・桑原さん。とはいえ、思わぬところで運用の障壁が現れました。理想と現実、その現実の部分に迫ります。

販売データを、経営分析にも

　 　費用対効果の見通しはいかがですか。「この販売管理システムの導入で各店の在庫が把握できるようになりました。在庫の圧縮ができれば、月々のASPランニングコストや通信代を充分ペイできます」桑原さんの見通しはかなり明るそうです。
「今までは、各店の担当者が売上のFAX記帳業務に追われていました。今後は、入力業務から解放されるぶん、本来の接客時間が増えるでしょう。それが売上増に結びついてくれるよう期待しています」。もちろん、店頭の現場だけでなく、本社機能においても導入メリットが発揮できそうです。「本社が売上データをエクセルに打ち込んでいた手間も削減できます。それどころか、各店から送られてきた販売データをサーバで一元管理できるから、そのデータを活用して経営指標の分析など多元的に情報加工することもできるようになります」。

中小企業こそ、ASPでチカラを

今まで、オーダーメイドのシステムは大企業中心でした。資本力のある会社は、莫大なスケールで多額のコストをかけて自前のシステムを構築・運用していました。しかし、アクセサリー業界のように中小企業が多いと、オリジナルの販売管理システムに設備投資できる会社はごくわずかです。このように、資本力の差は競争力の差となり、中小企業の体質強化は永遠の課題として先送りされてきたといえます。
「当社規模のところはほとんどITの導入ができていないのが実状です。しかし、中小企業だからといって、情報化投資をしないでは企業間競争に生き残っていけなくなっているのも事実。情報化なくして業務の合理化はありえません。そう考えたときASP はまさに救世主だったんです」と桑原さんは語気を強めました。

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ASPは今まで情報化したくてもできなかった中小企業の救世主。あなたの会社もぜひ、ソフト会社に声をかけて、課題を投げかけてみてはいかがでしょうか？きっとASPによる合理的なソリューションが見つかることでしょう。